Streitfall Betriebskostenabrechnung

Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist ein Pflichtbestandteil des Mietverhältnisses – und regelmäßig Auslöser für Unstimmigkeiten. Insbesondere Nachzahlungen führen auf beiden Seiten zu Unsicherheit. Für Eigentümer und Vermieter ist es daher entscheidend, die gesetzlichen Vorgaben zu kennen, korrekte Abrechnungen zu erstellen und auf neue Entwicklungen in der Rechtsprechung zu reagieren. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Regeln aktuell gelten, was bei Fehlern zu beachten ist – und wie Streitigkeiten vermieden oder gelöst werden können.

 

Was zählt zu den umlagefähigen Kosten – und was ist neu?

 

Wer eine Immobilie vermietet oder selbst bewohnt, sollte wissen, welche Betriebskosten auf die Nutzer umgelegt werden dürfen – und welche nicht.

 

Umlagefähige Betriebskosten laut Betriebskostenverordnung (BetrKV)

 

Grundsätzlich sind alle laufenden, regelmäßig anfallenden Kosten umlagefähig, sofern sie vertraglich vereinbart wurden. Dazu zählen unter anderem:

 

• Heiz- und Warmwasserkosten
• Wasserversorgung, Abwasser
• Müllabfuhr, Straßenreinigung
• Hausreinigung, Gartenpflege
• Hausmeisterdienst, Aufzugskosten
• Wartungskosten für Rauchmelder und Alarmanlagen
• Kabelgebühren (nur bei entsprechender Vertragsvereinbarung, da das „Nebenkostenprivileg“ 2021 entfallen ist)

 

Erweiterte Kostenpositionen laut BetrKV 2025

 

Seit der Aktualisierung der Betriebskostenverordnung wurden neue umlagefähige Kostenarten aufgenommen, darunter:

 

• Eichkosten für Wasserzähler (seit 2024)
• Kosten für Müllkompressoren oder Müllschlucker
• Wäschetrockner und Bügelmaschinen, wenn sie gemeinschaftlich genutzt werden
• Elementarschadenversicherung als Ergänzung zur Wohngebäudeversicherung

 

CO₂-Kosten: gesetzlich geregelte Aufteilung zwischen Mieter und Vermieter

 

Seit 2023 gilt eine gesetzliche Aufteilung der CO₂-Kosten für Heizenergie. Die Kostenbeteiligung richtet sich nach der energetischen Qualität des Gebäudes. Beispiel: Bei einem Gebäude mit der Effizienzklasse H trägt der Mieter nur 5 %, der Vermieter dagegen 95 % der CO₂-Kosten. Diese Regelung soll energetische Sanierungen anreizen und trifft insbesondere Eigentümer unsanierter Objekte. Umgekehrt gilt: Je besser die Energieeffizienzklasse, desto höher ist der Mieteranteil.

 

Die CO₂-Kostenverteilung erfolgt zusätzlich zur Heizkostenabrechnung und muss dort gesondert ausgewiesen werden.

 

Grundsteuerreform 2025: Umlage weiterhin möglich – aber Belastung kann steigen

 

Die Grundsteuer bleibt nach aktueller Rechtslage weiterhin umlagefähig, auch nach Inkrafttreten der Grundsteuerreform 2025. Da die Bewertungsgrundlagen vieler Immobilien neu berechnet wurden und Kommunen teils höhere Hebesätze einführen, kann sich die Grundsteuerbelastung für Eigentümer und Mieter erhöhen. 

 

Eine politische Diskussion über die Abschaffung der Umlagefähigkeit ist zwar im Gange, konkrete gesetzliche Änderungen liegen jedoch bislang nicht vor.

 

Nicht umlagefähige Kosten

 

Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen dürfen grundsätzlich nicht auf den Mieter umgelegt werden. Auch Anschaffungskosten für Rauchmelder sind – sofern nicht explizit vertraglich vereinbart – nicht umlagefähig.

 

Umlageschlüssel und Verbrauchsorientierung

 

Die Kostenverteilung erfolgt üblicherweise nach Wohnfläche, bei Heiz- und Warmwasserkosten jedoch vorrangig nach Verbrauch (§ 556a BGB). Fehlt eine flächendeckende Messtechnik, ist eine sogenannte Vorerfassung verpflichtend. Unterbleibt sie, steht Mietern ein Kürzungsrecht von 15 % der gesamten Heizkosten zu (§ 12 HeizkostenV).

 

Form, Fristen und häufige Streitpunkte – was Sie wissen sollten

 

Damit die Betriebskostenabrechnung rechtlich Bestand hat und nicht zu Konflikten führt, sind bestimmte formale Vorgaben und Fristen zwingend zu beachten.

 

Formelle Anforderungen an eine korrekte Abrechnung

 

Seit 2016 sind summarische Angaben zur Betriebskostenabrechnung zulässig (BGH VIII ZR 118/19). Die Abrechnung muss jedoch mindestens enthalten:

 

• Gesamtkosten je Kostenart
• Umlageschlüssel (z. B. Wohnfläche oder Verbrauch)
• Anteil des Mieters
• geleistete Vorauszahlungen

 

Fehlen einzelne Elemente – etwa der Umlageschlüssel oder nachvollziehbare Kostenpositionen – ist die Abrechnung formell unwirksam (BGH VIII ZR 145/07). Mieter sind zudem seit dem 01.01.2025 berechtigt, die Belege auch in elektronischer Form einzusehen (§ 556 Abs. 4 BGB).

 

Fristen und ihre Konsequenzen

 

Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine Abrechnung für 2024 ist also bis zum 31.12.2025 zuzustellen. Kommt es zu Verzögerungen durch ein unverschuldetes Ereignis, verlängert sich die Frist um drei Monate ab Wegfall des Hindernisses.

 

Auch Mieter müssen Fristen beachten: Ihre Einwendungen müssen innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Abrechnung erfolgen. Unterbleibt dies, ist die Abrechnung auch bei später entdeckten Fehlern verbindlich (BGH VIII ZR 230/19).

 

Besonderheiten bei Eigentumswohnungen (WEG)

 

Bei vermieteten Eigentumswohnungen gelten spezielle Anforderungen:

 

• Änderungen am Verteilungsschlüssel innerhalb der WEG müssen sachlich begründet sein – z. B. durch eine energetische Sanierung (BGH V ZR 236/23).
• Der Vermieter haftet nicht automatisch, wenn die WEG-Verwaltung die Abrechnung verspätet erstellt (BGH VIII ZR 249/15).
• Käufer solcher Objekte sollten Kaufverträge sorgfältig auf Altlasten prüfen, etwa offene Abrechnungen vergangener Jahre.

 

Typische Fehlerquellen – und ihre Folgen

 

• Fehlende oder unvollständige Belege: berechtigen zur Zahlungsverweigerung (BGH VIII ZR 118/19)
• Unklarer oder fehlender Umlageschlüssel: führt zur Unwirksamkeit der Abrechnung (BGH VIII ZR 145/07)
• Nicht plausible Nachzahlungen: sollten mit Vorjahreswerten verglichen und hinterfragt werden

 

Empfehlungen für Eigentümer und Mieter – rechtssicher und konfliktarm handeln

 

Ob als Vermieter oder Mieter: Wer seine Rechte und Pflichten kennt und umsichtig handelt, kann viele Konflikte rund um die Betriebskostenabrechnung vermeiden.

 

Für Vermieter und Immobilienbesitzer

 

• Nutzen Sie professionelle Abrechnungssoftware, um formale Fehler zu vermeiden.
• Kommunizieren Sie transparent: Erklären Sie Änderungen und legen Sie Belege offen.
• Prüfen Sie bestehende Mietverträge – insbesondere zu Rauchmeldern und Kabelgebühren.
• Bei Eigentumswohnungen: Halten Sie Rücksprache mit der WEG-Verwaltung zu Umlageschlüsseln und Fristen.

 

Für Mieter und Käufer

 

• Prüfen Sie jede Abrechnung auf Plausibilität und vergleichen Sie mit Vorjahren.
• Verlangen Sie bei Zweifeln elektronische Einsicht in Belege (§ 556 Abs. 4 BGB).
• Erheben Sie rechtzeitig schriftlich Einwendungen, um Ihre Rechte zu wahren.
• Bei Eigentumserwerb: Lassen Sie sich über etwaige offene Betriebskostenforderungen informieren.

 

Rechtssicher handeln, Konflikte vermeiden

 

Die Betriebskostenabrechnung erfordert Sorgfalt, klare Vertragsregelungen und die Einhaltung gesetzlicher Fristen. Wer gut informiert ist und transparent abrechnet, beugt rechtlichen Risiken und Unstimmigkeiten vor – besonders bei neuen Regelungen wie CO₂-Kosten oder der Grundsteuerreform.